In functie de capacitatea de care aveti nevoie pentru arhivarea actelor contabile sau a documentelor importante puteti alege din mai multe tipuri de bibliorafturi fie mari sau mici, acestea sunt confectionate ori din plastic sau carton presat si poarta denumirea de marmorate, marimea lor nu influenteaza insa si pretul pe care il au, acesta nefiind un criteriu de diferentiere daca tineti exclusiv cont de acest lucru.
Arhivarea si organizarea documentelor este un proces des intalnit in majoritatea companiilor indiferent de dimensiunile acesteia, se folosesc produse specifice pentru a putea tine o evidenta fie ea contabila sau fizica asupra contractelor, anexelor sau a altor tipuri de hartii ce au o semificatie aparte si nu pot fii puse oriunde, mai ales daca acestea sunt esentiale atat pentru buna desfasurare a lucrurilor cat si pentru o eventuala revenire asupra datelor.
Fie ca esti in cautarea de bibliorafturi mari in care sa depozitezi o cantitate mai mare din documentatie chiar si dosare ce trebuiesc arhivate pentru un anumit proiect de exemplu, ori unul mic, dupa cum prezentam si in primele randuri, au un pret similar fara sa existe vre-o diferenta, chiar daca volumul difera, materialele sunt aceleasi, in unul mare se pot inmagazina pana la aproximativ 700 coli, iar in cel mic 500 de foi, trebuie tinut cont insa si de alte aspecte pentru aceste numere.
Bibliorafturile au in mijlocul acestora un sistem numit mecanism, iar acesta practic dicteaza numarul de documente pe care il puteti inmagazina in ele, acesta este nichelat si rotund, extrem de rezistent la multiple desfaceri si inchideri, avand in vedere ca sunt folosite si de nenumarate instituii, va puteti imagina cat de des sunt acestea folosite si reutilizate atunci cand se cere.
Latimea este criteriul de baza dupa care majoritatea oamenilor se orienteaza atunci cand achizitioneaza un biblioraft, pot sa fie de 7.5 sau 5 cm, pe partea frontala prezinta ori eticheta simpla aplicata prin lipire autoadeziva, fie buzunar in care este introdus un cartonas interschimbabil la nevoie, acesta este util pentru a inscriptiona cu ceea ce se poate afla in interior, de exemplu un interval de timp in care au fost depuse documentele, nume de la o litera la alta sau alte informatii specifice acestui lucru.
Folia de polipropilena prezenta pe exteriorul acelor bibliorafturi din plastic permit depozitarea lor in conditii mai grele de frig sau supuse unor anumite regimuri de temperatura care pot sa difere in functie de perioada zilei, acestea sunt rezistente la variatiile mari si nu se vor deforma sau ondula foarte repede, ceea ce nu se poate spune si despre un biblioraft de carton, care se poate degrada rapid daca este o incapere cu o umezeala ridicata.
Ce alte obiecte te pot ajuta la o organizare perfecta a documentelor ?
Dosarele din plastic sau cele din carton ce prezinta gauri pentru a se putea arhiva in bibliorafturi sunt extrem de utilizate, chiar daca s-a evoluat foarte mult in ultima perioada si majoritatea informatiilor se tin pe suporturi informatice, exista aceasta gama de produse fara de care activitatea din cadrul companiilor sau a institutiilor este greu sa se desfasoare in mod normal, de aceea este bine sa fiti informati cu privire la ce produse puteti folosi frecvent si cum poti fii combinate pentru a putea obtine spatiu optim pentru nevoile pe care le aveti de-a lungul timpului.
Cele de sus trebuie sa prezinte perforatii pe margine in cazul celor din plastic sau suport metalic numit incopciat pentru cele din carton, la randul lor in acestea se pot pune folii de plastic ce permit stocare unui numar semnificativ de foi intr-un singur dosar, iar ulterior este bine sa va notati pe fiecare in parte ceea ce contine pentru a nu uita si evident sa fiti nevoiti sa rasfoiti si sa scoateti din ceea ce ati pus in ordine, existand riscul ca tot ceea ce ati aranjat sa devina intr-o dezordine din punct de vedere cronologic.
Containerele din carton pentru arhiva, usor de utilizat si forte utile atat pentru depozitare cat si pentru transport, se folosesc adesea de catre firmele de contabilitate ce au clienti externi si trebuiesc sa trimita documentele de anumite perioade de timp, fie ele lunare sau trimestriale este mult mai simplu ca bibliorafturile fie ele mici sau mari sa fie puse in astfel de cutii si transportate catre beneficiar, decat sa fie duse intr-o punga de exemplu, unde exista riscul sa se deterioreze sau din cauza precipitatiilor in cazul in care exista atunci scrisul, cerneala sau tusul de pe acestea sa fie afectate si sa se imprastie pe intreaga suprafata a foilor, fie ele facturi sau niruri.
Cutiile clasice de arhivare se folosesc adesea atunci cand trebuie ca dosarele pe care le-ati pregatit in general din carton, deoarece acestea au un material mai tare si pot sta in picioare in cazul in care intentionati sa le puneti vertical, din pacate nu puteti depozita bibliorafturi cu totul in ele, asa ca va tine loc de suport pentru acte, pe partea din fata sau pe lateral sunt imprimate aproximativ patru linii deasupra carora se poate scrie ceea ce contine fiecare, deasemenea o perioada precisa de zi luna si an pentru a putea tine evidenta clara a acestora.
Separatoarele joaca un rol important daca aveti mai multe facturi ce trebuiesc diferentiate in functie de zilele saptamanii sau pe luni puteti sa optati pentru cele de plastic sau din carton colorate, primele mentionate se pot gasi sub diverse numerotari, fie 1-31, 1-7 sau inscrisuri pe luna, va vor simplifica si eficientiza munca la birou, iar presiunea nu va mai fii la fel de mare daca stiti cum sa gestionati majoritatea situatiilor cu produsele potrivite.
